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英語でメールを書く時は「件名」に気を配ることが必要

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英語でメールを書く時は「件名」に気を配ることが必要

グローバル企業や外資系企業に勤務するビジネスマンは件名を見てメールの優先順位を決めます。件名が悪いとメールを開いてもらえずに仕事がスムーズに進まないことがあります。メールの件名こそが効率的なコミュニケーションの突破口を開くといっても過言ではありません。まずは、メールの件名のポイントをおさえましょう。

メールの件名におけるポイント4つ

1.すべての単語は最初の文字のみ大文字にする
(例) Confirming Your Registration(登録を確認しました)
本や映画のタイトルを表記する方法と同じですね。

2.接続詞(and,or,for)や冠詞(a,the)、前置詞(in,on,of)などは小文字で書く

3.冒頭に「Resend」(再送)や「Urgent」(緊急)などのフレーズをつける
このようなフレーズをつける理由としては、これらのフレーズを【】(すみかっこ)で強調することによってメールを受信者の目に留まりやすくすることが挙げられます。

4.「用件+前置詞」の型が基本
この型がメールの件名では基本になります。
それでは、次で実際にビジネスで頻繁に使用する件名をみていきましょう。

ビジネスで頻繁に使用する件名

ビジネスで使用する頻度が高いものを8つあげていきます。

■注文(Order for~:~の注文)
・Order for Digital Cameras / デジタルカメラ注文の件
・Order Confirmation on No.1102 / 注文番号No.1102確認の件

■問い合わせ(Inquiry about~ :~についての問い合わせ)
・Inquiry about Your Audio Products / 御社のオーディオ製品についての問い合わせ

■請求
・Request for the Information on Your New Products/ 御社新製品に関する資料請求の件

■招待(Invitation to~: ~への招待)
・Invitation to our Opening Party /弊社開所記念パーティーへのご招待

■お礼 (ThankYou for Your~:~をありがとうございます)
・Thank You for Your Visit October 18th / 10月18日のご訪問ありがとうございました

■断り
・Re:Request for Permission / 許可願いの件

■アポイント(Appointment to :~アポイント)
・Appointment to Discuss the New Project /新プロジェクト検討のためのアポイントの件

■クレーム(Error in~: ~の間違いの件)
・Error in Invoice No.983/ 請求書No.983の間違いの件

件名の文字数について

件名の文字数は、長すぎてもいけません。後ろのほうにある文字が表示されなくなってしまうからです。だからといって短すぎても、迷惑メールだと勘違いされる可能性があるのでNGです。50字より多くならないのが理想的だといえるでしょう。

件名だけで内容の予想がつくように書こう

多忙なビジネスマンは、メールを1日に何通も受信するため、件名を見て首をひねってしまうようなメールの処理は後回しにされてしまいます。それを避けるためにも、「何を伝えたいのか」を整理し、明確かつ簡潔なメールの件名にするように心がけましょう。

英語でメールを書く時は「件名」に気を配ることが必要

海外企業との取引の場合、時差などを考慮すると電話での連絡以上にメールを利用することが多くなりますので、メールでのコミュニケーション力を高めていくことが大切です。
初めのうちは、どんな件名にして送信すればいいのか分からない人もいると思いますが決まったフレーズを覚えれば誰でも分かりやすい件名のメールが書けるようになります。その際は、今回の記事を参考にしてください。

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